Οδηγός SBZ Staff για εταιρίες

Το SBZ Staff είναι εφαρμογή για καταγραφή παρουσιών, αδειών και αναφορών. Ο συγκεκριμένος οδηγός αφορά εταιρείες, διαχειριστές και λογιστές.

1. Σύνδεση

   • Άνοιξε τη σελίδα σύνδεσης και βάλε το email και τον κωδικό σου.
   • Αν ο λογαριασμός είναι σε αναμονή, περίμενε έγκριση από τον υπερδιαχειριστή.
   • Αν ο λογαριασμός είναι ενεργός, μπαίνεις κανονικά.
   • Αν ξέχασες τον κωδικό, πάτα «Ξέχασα τον κωδικό» στη σύνδεση.

   Μετά τη σύνδεση: οι διαχειριστές βλέπουν τις Αναφορές. Οι λογιστές βλέπουν τον δικό τους πίνακα ελέγχου.

2. Ρόλοι

   Κάθε άτομο έχει έναν ρόλο. Αυτός ορίζει τι μπορεί να κάνει στο SBZ Staff.

   Ρόλος	Τι μπορείς να κάνεις
   Διαχειριστής	Πλήρη δικαιώματα: προσωπικό, παρουσία, άδειες, εγκρίσεις, αναφορές, ρυθμίσεις, σταθμός QR.
   Διαχειριστής λογιστηρίου	Προσωπικό (χωρίς διαγραφή), παρουσία, άδειες και αναφορές.
   Λογιστής	Στατιστικά και αναφορές. Μπορείς να ανοίξεις τον σταθμό QR. Δεν διαχειρίζεσαι προσωπικό και άδειες.

   Οι εργαζόμενοι έχουν δικούς τους ρόλους (Εργαζόμενος ή Εργαζόμενος online). Αυτά εξηγούνται στον οδηγό προσωπικού.

3. Σταθμός QR

   Ο σταθμός QR είναι η οθόνη που χρησιμοποιείται στον χώρο εργασίας για να χτυπούν οι εργαζόμενοι είσοδο, διάλειμμα και έξοδο.

   • Ορίζεται στις Ρυθμίσεις → Σταθμός QR (μόνο διαχειριστής).
   • Εκεί βρίσκεις τον σύνδεσμο και το κλειδί ασφαλείας. Μην τα μοιράζεις σαν απλό σύνδεσμο σε αγνώστους — το κλειδί είναι σαν κωδικός.
   • Οι εργαζόμενοι δείχνουν το δικό τους προσωπικό QR (ή πληκτρολογούν ΑΦΜ ή ΑΜΚΑ).
   • Άφησε την κάμερα ανοιχτή στο τηλέφωνο ή το τάμπλετ του σταθμού.

    

4. Τι κάνει ο διαχειριστής

   Προσωπικό

   Στο μενού Εργαζόμενοι μπορείς να:

   • δημιουργείς λογαριασμούς,
   • εγκρίνεις ή απορρίπτεις νέα αιτήματα εγγραφής,
   • ορίζεις ρόλο, ωράριο, όριο διαλείμματος και ημέρες άδειας,
   • καταγράφεις είσοδο ή έξοδο για κάποιον εργαζόμενο όταν χρειάζεται — λόγω τεχνικού προβλήματος.

   Ο διαχειριστής μπορεί επίσης να διαγράψει λογαριασμό, να συνδεθεί ως εργαζόμενος ή να μηδενίσει τις καταγραφές παρουσιών.

   Παρουσίες

   Στο μενού Παρουσία βλέπεις ποιος μπήκε, ποιος έκανε διάλειμμα και ποιος βγήκε. Μπορείς να φιλτράρεις με ημερομηνία και εργαζόμενο και να κατεβάσεις αρχείο Excel.

   Αιτήματα νέας εισόδου

   Μερικές φορές ένας εργαζόμενος χρειάζεται έγκριση για να ξαναμπεί. Τότε στέλνει αίτημα. Μόνο ο διαχειριστής έχει δυνατότητα έγκρισης ή απόρριψης από τη σχετική σελίδα.

   Άδειες

   Στο μενού Άδειες εγκρίνεις ή απορρίπτεις αιτήματα άδειας και αλλαγές. Βλέπεις επίσης το ημερολόγιο αδειών της εταιρείας με όλο το προσωπικό.

   Αναφορές

   Στις Αναφορές υπάρχουν διαγράμματα παρουσίας και αδειών με δυνατότητα εξαγωγής δεδομένων. Οι λογιστές χρησιμοποιούν τις δικές τους αναφορές.

5. Ρυθμίσεις εταιρείας

   Μόνο ο διαχειριστής ανοίγει τις Ρυθμίσεις:

   • Στοιχεία εταιρείας — όνομα, χώρα, ώρα.
   • Κανόνες αδειών — πόση άδεια επιτρέπεται, αν εγκρίνονται αυτόματα, αργίες, emails σε λογιστές.
   • Κανόνες παρουσίας — πώς καταγράφεται πρόωρη είσοδος ή καθυστερημένη έξοδος, υπενθυμίσεις.
   • SMS — αν χρησιμοποιείς μηνύματα υπενθύμισης.
   • Σταθμός QR — σύνδεσμος και το κλειδί του σταθμού.
   • Δοκιμές — έλεγχος ότι φτάνουν email ή ειδοποιήσεις.
   • ΕΡΓΑΝΗ (μόνο για Ελλάδα) — σύνδεση με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας.

    

6. Λογιστής

   • Βλέπεις στατιστικά και κατεβάζεις αρχεία CSV.
   • Ανοίγεις τις αναφορές λογιστή.
   • Αν η εταιρεία το έχει ενεργοποιήσει, λαμβάνεις email με συνοπτικές αποφάσεις αδειών (π.χ. ασθενείες καθημερινά, άλλες άδειες σε επιλεγμένες ημέρες του μήνα).
   • Μπορείς να χρησιμοποιείς τον σταθμό QR.

   Ο διαχειριστής λογιστηρίου κάνει λίγο περισσότερα: βλέπει και παρουσία / άδειες / προσωπικό (χωρίς διαγραφή), εκτός από τις ρυθμίσεις εταιρείας.

7. ΕΡΓΑΝΗ (Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας)

   Αν η εταιρεία σου είναι στην Ελλάδα και έχεις λογαριασμό ΕΡΓΑΝΗ:

   • Ο διαχειριστής βάζει όνομα χρήστη και κωδικό στις Ρυθμίσεις και δοκιμάζει τη σύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ.
   • Όταν κάποιος χτυπάει παρουσία, το SBZ Staff προσπαθεί να στείλει το συμβάν στο ΕΡΓΑΝΗ.
   • Πράσινο = στάλθηκε. Κόκκινο = απέτυχε. Μπορείς να ξαναστείλεις από την οθόνη.
   • Αν η αποστολή είναι καθυστερημένη, το σύστημα μπορεί να ζητήσει λόγο καθυστέρησης.
   • Από τις Ρυθμίσεις μπορείς να ανοίξεις και το επίσημο site του ΕΡΓΑΝΗ.

   Αν η σύνδεση αποτυγχάνει συχνά, έλεγξε πρώτα τη δοκιμή σύνδεσης στις Ρυθμίσεις ή επικοινώνησε με την υποστήριξη.

8. Ειδοποιήσεις

   • Μέσα στην εφαρμογή — π.χ. νέα άδεια ή αίτημα έγκρισης.
   • Email — εκκρεμείς άδειες, καθυστερήσεις παρουσίας, συνοπτικά για λογιστές, προβλήματα ΕΡΓΑΝΗ (αν είναι ενεργό).
   • Push / SMS — προαιρετικά, από τις Ρυθμίσεις.

    

9. Συχνά προβλήματα

   • Δεν ανοίγει η κάμερα στον σταθμό: Επέτρεψε την κάμερα στο πρόγραμμα περιήγησης και άνοιξε τον σύνδεσμο με https.
   • Νέος λογαριασμός σε αναμονή: Ενέκρινέ τον από τους Εργαζομένους.
   • Κόκκινο ΕΡΓΑΝΗ: Ξαναστείλε από την οθόνη. Αν συνεχίζει, δοκίμασε τη σύνδεση στις Ρυθμίσεις.
   • Ξεχασμένος κωδικός: Χρησιμοποίησε «Ξέχασα τον κωδικό» ή κάνε επαναφορά πρόσβασης ως διαχειριστής.