Εισαγωγή δεδομένων από αρχείο Excel, Csv ή text

Η EMDI προσφέρει την δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων από πολλά προγράμματα της αγοράς και όλα τα αρχεία κειμένου, διευκολύνοντας έτσι τη μεταφορά στοιχείων και την ανταλλαγή δεδομένων με παλαιότερο software που θέλεις να αλλάξεις!

Το αρχείο που μπορεί να εισαχθεί στην EMDI πρέπει να έχει μορφή Microsoft Excel 97-2003 (.xls), Excel (.xlsx) ή αρχείο κειμένου οριοθετημένο με κάποιο χαρακτήρα (.csv/.txt/.db) και είναι αδιάφορο από ποιο πρόγραμμα προέρχεται. Πρέπει να είναι ένα αυτούσιο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel ή μια εξαγωγή σε μορφή Excel ή csv από άλλο πρόγραμμα που υποστηρίζει αυτή την δυνατότητα.

Τα βήματα για να γίνει η εισαγωγή στην EMDI είναι πολύ απλά και εφαρμόζονται στις καρτέλες ΠΕΛΑΤΕΣ / ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ και ΑΠΟΘΗΚΗ του προγράμματος, δίνοντας πλέον την δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής πλήρους πελατολογίου και αποθήκης.

Τι κάνει η εισαγωγή στην EMDI

• Ανοίγει το αρχείο και εμφανίζει όλες τις στήλες για αντιστοίχιση με πεδία βάσης.
• Κάνει αυτόματη πρόταση αντιστοίχισης όταν υπάρχουν επικεφαλίδες.
• Υποστηρίζει προσθήκη νέων εγγραφών ή αντικατάσταση υπαρχουσών βάσει στήλης-κλειδιού.
• Αποθηκεύει προφίλ εισαγωγής για επαναχρησιμοποίηση.
• Υποστηρίζει κανόνες μετασχηματισμού ανά στήλη μέσα από την οθόνη εισαγωγής.
• Δίνει επιλογή εισαγωγής εύρους γραμμών (Από – Έως).
• Υποστηρίζει έως 255 στήλες εισαγωγής με δυναμική δημιουργία πεδίων αντιστοίχισης.

Προδιαγραφές αρχείου

• Το αρχείο πρέπει να περιέχει καθαρές στήλες, χωρίς συγχωνευμένα κελιά.
• Η πρώτη γραμμή μπορεί να είναι επικεφαλίδες (προτείνεται).
• Για αντικατάσταση, χρησιμοποίησε μοναδικό πεδίο (π.χ. Κωδικός, ΑΦΜ, κωδικός είδους).
• Σε CSV, όρισε σωστά το διαχωριστικό (π.χ. ; ή , ή | ή κενό).
• Μπορείς να θέσεις προεπιλεγμένες τιμές σε 2 πεδία (σταθερές τιμές ανά εισαγωγή).
• Αν στο αρχείο υπάρχουν σύμβολα # στην επικεφαλίδα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτόματο ορισμό πεδίων τιμοκαταλόγου.

Εισαγωγή από Excel στους Πελάτες/Προμηθευτές

1. Πήγαινε στους Πελάτες/Προμηθευτές.
2. Από το ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ, ενεργοποίησε τη δυνατότητα μεταβολής πελατολογίου.
3. Επίλεξε εισαγωγή από αρχείο και άνοιξε το Excel/CSV.
4. Αν φόρτωσες αρχείο κειμένου (.csv/.txt/.db), όρισε τον διαχωριστικό χαρακτήρα (π.χ. ; ή , ή | ή κενό) και, αν χρειάζεται, τη γραμμή εκκίνησης των δεδομένων.
5. Αντιστοίχισε κάθε στήλη του αρχείου με το αντίστοιχο πεδίο της βάσης — η εφαρμογή προτείνει αυτόματα αντιστοίχιση όταν υπάρχουν επικεφαλίδες.
6. Στο «Αντικατάσταση όλων βάσει στήλης» όρισε το πεδίο-κλειδί (π.χ. ΑΦΜ ή Κωδικός) αν θέλεις ενημέρωση υπαρχόντων εγγραφών. Χωρίς κλειδί, εισάγονται μόνο νέες εγγραφές.
7. Προαιρετικά, αποθήκευσε το προφίλ εισαγωγής (αντιστοιχίσεις, κανόνες, επιλογές) για γρήγορη επαναχρησιμοποίηση σε επόμενες εισαγωγές.
8. Πάτησε ΕΙΣΑΓΩΓΗ.

Σε λειτουργία webclient, το αρχείο ανεβαίνει προσωρινά στον server για εισαγωγή και καθαρίζεται αυτόματα μετά τη φόρτωση.

Εισαγωγή από Excel στην Αποθήκη/Υπηρεσίες

Ακολούθησε τα παρακάτω βήματα για εισαγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών:

1. Μετάβαση στην Αποθήκη της EMDI.
2. Άνοιξε ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ και απενεργοποίησε το κλείδωμα διαγραφής/μαζικής μεταβολής.

3. Ξανά από ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ, επίλεξε ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΕΙΔΩΝ ΑΠΟ ΑΡΧΕΙΟ.

4. Στο νέο παράθυρο επίλεξε ΑΝΟΙΓΜΑ και φόρτωσε το αρχείο Excel/CSV.
5. Αν φόρτωσες αρχείο κειμένου (.csv/.txt/.db), όρισε τον διαχωριστικό χαρακτήρα (π.χ. ; ή , ή | ή κενό). Μπορείς επίσης να περιορίσεις το εύρος γραμμών (Από – Έως) αν θέλεις να εισαγάγεις μόνο τμήμα του αρχείου.

6. Αντιστοίχισε σωστά τις στήλες (κωδικός, περιγραφή, μονάδα, τιμή, ΦΠΑ κ.λπ.) — η εφαρμογή προτείνει αυτόματα αντιστοίχιση όταν υπάρχουν επικεφαλίδες.
7. Όρισε στήλη-κλειδί για αντικατάσταση υπαρχόντων ειδών (π.χ. Κωδικός ή Barcode) ή άφησέ το κενό για εισαγωγή μόνο νέων εγγραφών. Προαιρετικά, αποθήκευσε το προφίλ εισαγωγής (αντιστοιχίσεις, κανόνες, επιλογές) για γρήγορη επαναχρησιμοποίηση.
8. Πάτησε ΕΙΣΑΓΩΓΗ.

Σημείωση: Η ποσότητα (διαθεσιμότητα) ενημερώνεται συνήθως από αγορές/πωλήσεις (γραμμές παραστατικών), όχι με άμεση μαζική αντικατάσταση στην αποθήκη.

Χρήσιμες επιλογές εισαγωγής

• Αγνόηση πεζών/κεφαλαίων: σύγκριση τιμών χωρίς διάκριση πεζών/κεφαλαίων, χρήσιμο σε κωδικούς και περιγραφές με ανομοιογενή γραφή.
• Συγχώνευση πεδίων: συνένωση κειμένου από πολλές στήλες σε ένα πεδίο βάσης (π.χ. επώνυμο + όνομα → πλήρες όνομα).
• Τιμοκατάλογος: αντιστοίχιση στηλών για άμεση ενημέρωση τιμοκαταλόγου κατά την εισαγωγή ειδών.
• Τρόπος υπολογισμού τιμοκαταλόγου: 9 διαθέσιμοι τρόποι — σταθερή τιμή, με/χωρίς ΦΠΑ, βάσει τιμής αγοράς ή πώλησης, ποσοστιαία προσαύξηση.
• Πεδία παραστατικών: αντιστοίχιση αριθμού, σειράς, ημερομηνίας, σημειώσεων, αναθέτη, παράδοσης και custom πεδίων (custom1–5).
• Προφίλ: αποθήκευση όλων των επιλογών για μελλοντικές εισαγωγές.
• Αναζήτηση ειδών σε γραμμές: εκτός από τον βασικό κωδικό, μπορεί να γίνει αναζήτηση και σε barcode, custom ευρετηριασμένα πεδία ή κωδικό αγοράς· υποστηρίζεται και εναλλακτικό πρόθεμα για δευτερεύοντα κωδικό.
• Ανάθεση τιμής γραμμής: επιλογή αν η τιμή γραμμής τραβιέται από την τιμή αγοράς ή πώλησης του είδους.
• Κωδικός πελάτη στα παραστατικά: επιλογή εάν η αντιστοίχιση πελάτη γίνεται βάσει Κωδικού ή ΑΦΜ.

Ειδικά για εισαγωγή γραμμών παραστατικών

• Μπορείς να αντιστοιχίσεις επιπλέον πεδία κινήσεων: θέση, μερίδα, λήξη, στίχος, βάρος, αξία, εμβαδό, όγκος.
• Μπορεί να δημιουργηθεί αυτόματα παραστατικό όταν δεν υπάρχει ήδη, με πλήρη στοιχεία (σειρά, αριθμός, τρόπος πληρωμής, σχόλιο, custom πεδία).
• Στο φίλτρο «σε παραστατικά» υποστηρίζεται λίστα κωδικών ή * για όλα τα παραστατικά.
• Υπάρχει επιλογή «συνολική διαθεσιμότητα» για ειδική διαχείριση ποσότητας κατά την εισαγωγή γραμμών.

Κανόνες εισαγωγής

Οι κανόνες μετατροπής τιμών ρυθμίζονται απευθείας από την οθόνη εισαγωγής, σε ειδικά πεδία κανόνων κάτω από κάθε στήλη αντιστοίχισης. Κάθε κανόνας ακολουθεί τη μορφή αρχείο|βάση|αντικατάσταση και εφαρμόζεται πριν από την αποθήκευση των δεδομένων.

• Δημιουργία κανόνων per-στήλη: Κάθε στήλη έχει δικό της πεδίο κανόνων. Πληκτρολόγησε ή επικόλλα γραμμές κανόνων στη μορφή: αρχείο|τιμή_βάσης|τιμή_αντικατάστασης
• Αυτόματη δημιουργία (“Εισαγωγή μοναδικών τιμών στήλης”): Κάνε δεξί-κλικ στο πεδίο κανόνων → “ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΜΟΝΑΔΙΚΩΝ ΤΙΜΩΝ ΣΤΗΛΗΣ” και το σύστημα δημιουργεί πρότυπο με όλες τις μοναδικές τιμές από τη στήλη εισαγωγής
• Αποθήκευση και επαναχρησιμοποίηση: Οι κανόνες αποθηκεύονται μαζί με το προφίλ (κλικ “Αποθήκευση Προφίλ”) και εφαρμόζονται αυτόματα σε όλες τις μελλοντικές εισαγωγές με το ίδιο προφίλ
• Παράδειγμα κανόνα: Αν η στήλη αρχείου είναι “Α” και πρέπει να γίνει “ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ”, γράψε: Α||ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ. Αν η στήλη αρχείου είναι “Α” και μόνο όταν στη βάση της EMDI είναι “B” πρέπει να γίνει “ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ”, γράψε: Α|B|ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ.

 

Για τεχνική αναφορά, η εσωτερική μορφή αποθήκευσης κανόνων παραμένει:

CSV παράδειγμα

Αν το αρχείο είναι CSV, πρώτα όρισε το σωστό διαχωριστικό στο πεδίο «Διαχωριστικό» (π.χ. ; ή , ή | ή κενό).

Για αλλαγή γραμμής μέσα σε περιγραφή, χρησιμοποίησε \n.

Σημειώσεις

• Κράτα backup πριν από μαζική εισαγωγή.
• Δοκίμασε πρώτα με μικρό δείγμα (10-20 γραμμές).
• Αποθήκευσε διαφορετικά προφίλ ανά προμηθευτή ή τύπο αρχείου.
• Επιβεβαίωσε πάντα τη στήλη-κλειδί πριν την αντικατάσταση.

Με τον σωστό συνδυασμό προφίλ και κανόνων, η εισαγωγή στην EMDI γίνεται γρήγορη, επαναλήψιμη και ασφαλής.