Οδηγός για τη δημιουργία και λειτουργία του Chatbot – Zeni

Οδηγός ρύθμισης για την παραμετροποίηση του chatbot σου, τη σύνδεση πηγών γνώσης, τη δημοσίευση του widget και την κατανόηση της εμπειρίας των επισκεπτών σου.

Πίνακας Περιεχομένων

1. Σύνδεση και Πρόσβαση
2. Τι Κάνει Κάθε Καρτέλα
3. Ρύθμιση Βασικής Συμπεριφοράς
4. Προσθήκη Πηγών Γνώσης
5. Ρύθμιση Δρομολόγησης και Αναζήτησης
6. Προσαρμογή Εμπειρίας Επισκέπτη
7. Δημοσίευση του Widget
8. Παρακολούθηση, Συντήρηση και Βελτίωση

1. Σύνδεση και Πρόσβαση

   Συνδέσου στον λογαριασμό σου για να ανοίξεις τον πίνακα διαχείρισης. Εκεί ρυθμίζεις το chatbot σου, διαχειρίζεσαι τη γνώση του και δημιουργείς τον κώδικα που χρησιμοποιείται στον ιστότοπό σου.

   Ο πίνακας διαχείρισης οργανώνεται σε καρτέλες General, Knowledge Files, Knowledge Bases, Routing, Widget, Users, Logs και Profile. Χρησιμοποίησέ τες για να ρυθμίσεις το chatbot σου, να διαχειριστείς τη γνώση του και να δημιουργήσεις τον κώδικα ενσωμάτωσης για τον ιστότοπό σου.

2. Τι Κάνει Κάθε Καρτέλα

   Ο πίνακας διαχείρισης είναι οργανωμένος σε καρτέλες. Κάθε καρτέλα ελέγχει διαφορετικό μέρος της ρύθμισης ή της καθημερινής λειτουργίας:

   • General: Ελέγχει τη δημιουργικότητα απαντήσεων του βοηθού, τα επιτρεπόμενα URLs ιστοτόπων και το βασικό system prompt.
   • Knowledge Files: Αποθηκεύει ανεβασμένα έγγραφα και αρχεία απλής πηγής· μόνο τα PDF/Office μετατρέπονται σε Markdown για ευρετηρίαση. Τα αρχεία οργανώνονται σε συλλογές σημασιολογικής αναζήτησης.
   • Knowledge Bases: Συνδέει δυναμικές πηγές όπως XML feeds, RSS feeds ή αποθετήρια GitHub για ευρετηρίαση σε συλλογές σημασιολογικής αναζήτησης.
   • Routing: Αποφασίζει ποια συλλογή αναζητείται πρώτη με βάση λέξεις-κλειδιά, κανόνες domain, πρόθεση συλλογής, ισορροπία σημασιολογικής/λέξεων-κλειδιών αναζήτησης και όρια βαθμολογίας.
   • Widget: Ελέγχει την εμφάνιση του chatbot, τα κείμενα γλώσσας, τις επιλογές email υποστήριξης και μεταγραφής, τι βλέπουν οι χρήστες όταν δεν βρίσκεται απάντηση και πώς ενσωματώνεται η συνομιλία στον ιστότοπό σου.
   • Users: Δημιουργεί συνδέσεις υπαλλήλων για το εσωτερικό chatbot πλήρους σελίδας, ώστε η ομάδα σου να ρωτά τη γνώση σου χωρίς κοινό API key και χωρίς πρόσβαση στον πίνακα διαχείρισης.
   • Logs: Σου επιτρέπει να φιλτράρεις και να ελέγχεις αποθηκευμένες συνομιλίες και να τις εξάγεις σε CSV για ανάλυση.
   • Profile: Αποθηκεύει στοιχεία επικοινωνίας, επιλογές αλλαγής κωδικού και πληροφορίες μηνιαίας χρήσης.

3. Ρύθμιση Βασικής Συμπεριφοράς

   • Δημιουργικότητα απάντησης: Χρησιμοποίησε το slider στην καρτέλα General για να ελέγξεις πόσο εστιασμένες ή ποικίλες θα είναι οι απαντήσεις. Οι χαμηλές τιμές είναι πιο συνεπείς. Οι υψηλές τιμές είναι πιο ευέλικτες.
   • Επιτρεπόμενα URLs: Πρόσθεσε ένα URL ιστοτόπου ή domain ανά γραμμή για ιστότοπους που επιτρέπεται να φορτώνουν το widget σου. Αυτή η ρύθμιση είναι σημαντική στη δημοσίευση, επειδή άδεια λίστα μπλοκάρει την ενσωματωμένη χρήση.
   • Βασικό system prompt: Γράψε τις βασικές οδηγίες που ορίζουν ύφος, κανόνες, επιχειρηματικούς περιορισμούς και τον τρόπο που ο βοηθός θα χρησιμοποιεί τη γνώση σου. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις το Improve για να βελτιώσεις το prompt και μετά Save Settings για να το εφαρμόσεις.

   Σημαντικό: Το widget ελέγχει το URL της τρέχουσας σελίδας όταν φορτώνει. Αν η σελίδα δεν είναι στην επιτρεπόμενη λίστα σου ή αν η λίστα είναι κενή, το ενσωματωμένο widget δεν θα εκτελεστεί.

4. Προσθήκη Πηγών Γνώσης

   • Knowledge Files: Ανέβασε έγγραφα (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX) ή απλό κείμενο, πηγαίο κώδικα και markup (TXT, MD, CSV, XSD, XML, HTML, PAS, PHP κ.ά.). Όλα αποθηκεύονται ως .md. Τα έγγραφα παίρνουν marker converted-from· το source/markup marker plain-source, επικεφαλίδες ## όπου ταιριάζει και fenced code blocks — ευρετηριάζονται χωρίς αφαίρεση tags. Τα Word (DOC/DOCX) αναγνωρίζουν Heading styles και τίτλους ενοτήτων ως Markdown ## για καλύτερο split κατά την ευρετηρίαση σε συλλογή.
   • Ονομασία αρχείου εξόδου: Προαιρετικά μπορείς να μετονομάσεις το αρχείο κατά το ανέβασμα. Τα αποθηκευμένα αρχεία γνώσης χρησιμοποιούν επέκταση .md.
   • Εξαγωγή για GPT / Gem: Χρησιμοποίησε το κουμπί εξαγωγής στην καρτέλα Knowledge Files για λήψη ZIP των αρχείων γνώσης για Custom GPT ή Gemini Gems.
   • Επανευρετηρίαση μετά από αλλαγές: Μετά από ανέβασμα ή επεξεργασία αρχείων, πάτησε Ευρετηρίαση. Επανευρετηρίασε αρχεία που ανέβηκαν πριν από την αλλαγή plain-source ώστε η συλλογή να αποθηκεύει το πλήρες περιεχόμενο (ειδικά XSD/XML και πηγαίο κώδικα).
   • Επεξεργασία και δομή περιεχομένου: Μέσα στον editor αρχείου μπορείς να χωρίσεις το περιεχόμενο με δείκτες παραγράφων, επικεφαλίδες Markdown ή κενές γραμμές ώστε το search index να το διασπά πιο σωστά.
   • Συλλογές ανά αρχείο: Κάθε αρχείο γνώσης μπορεί να χρησιμοποιεί την προεπιλεγμένη συλλογή ή συγκεκριμένη συλλογή σημασιολογικής αναζήτησης.
   • Σύνδεσμοι και εικόνες στη γνώση: Βάλε μέσα στο ευρετηριασμένο περιεχόμενο τα ακριβή URL προϊόντων ή σελίδων (και εικόνων) που θέλεις να μοιράζεται ο βοηθός. Το chatbot μπορεί να επαναχρησιμοποιεί μόνο συνδέσμους και εικόνες που εμφανίζονται στη γνώση που ανακτήθηκε για την τρέχουσα ερώτηση — δεν πρέπει να επινοεί ή να μαντεύει URL.
   • Knowledge Bases: Πρόσθεσε ζωντανές πηγές από XML, RSS ή GitHub. Δες το API Reference για λεπτομέρειες μορφής XML.
   • Πηγές GitHub: Μπορείς να κάνεις index δημόσια αποθετήρια χωρίς token ή ιδιωτικά αποθετήρια με GitHub personal access token.
   • Μάσκες αρχείων: Για πηγές GitHub, μπορείς να περιορίσεις την ευρετηρίαση σε επιλεγμένες επεκτάσεις όπως md, php, json ή txt.
   • Σταδιακές ενημερώσεις: Ενεργοποίησέ το όταν η πηγή σου υποστηρίζει timestamps τροποποίησης και θέλεις ταχύτερη επανευρετηρίαση μόνο των αλλαγμένων στοιχείων.
   • Διάσπαση στοιχείων: Άφησέ το ενεργό για τεκμηρίωση και μακροσκελές περιεχόμενο. Απενεργοποίησέ το για καταλόγους ή εγγραφές που πρέπει να παραμένουν ως ένα ευρετηριασμένο στοιχείο.
   • Παραδείγματα exporters: Η καρτέλα Knowledge Bases περιλαμβάνει έτοιμα παραδείγματα scripts για WordPress, WooCommerce, OpenCart, WHMCS και γενικές ροές εξαγωγής XML.

5. Ρύθμιση Δρομολόγησης και Αναζήτησης

   • Συλλογές: Οργάνωσε τη γνώση σου σε συλλογές σημασιολογικής αναζήτησης όπως support, products, billing ή orders.
   • Λέξεις-κλειδιά δρομολόγησης: Πρόσθεσε λέξεις-κλειδιά σε συλλογές ώστε τα σχετικά ερωτήματα να προτεραιοποιούν τη σωστή συλλογή. Οι λέξεις-κλειδιά δρομολόγησης επηρεάζουν ποια συλλογή ελέγχεται πρώτη· δεν αντικαθιστούν τη σημασιολογική αντιστοίχιση.
   • Ισορροπία σημασιολογικής / λέξεων-κλειδιών: Για κάθε συλλογή, χρησιμοποίησε το slider Balance για μείγμα σημασιολογικής αναζήτησης (με βάση το νόημα) και αναζήτησης λέξεων-κλειδιών. Προς Semantic για ευρύτερες αντιστοιχίσεις νοήματος· προς Keywords όταν μετράνε περισσότερο οι ακριβείς φράσεις.
   • Δρομολόγηση domain: Μπορείς να ορίσεις μια συλλογή να μην κάνει κάτι ειδικό, να αγνοείται για ένα domain, να γίνεται προτεραιότητα για ένα domain ή να χρησιμοποιείται μόνο όταν το domain της σελίδας ταιριάζει ακριβώς με λέξη-κλειδί.
   • Πρόθεση συλλογής: Χρησιμοποίησε προσεκτικά τους τύπους πρόθεσης. Για παράδειγμα, μια συλλογή order μπορεί να ενεργοποιεί συμπεριφορά prompting σχετική με παραγγελίες πριν από την αναζήτηση παραγγελίας.
   • Όριο συνάφειας: Αύξησε το όριο Score για αυστηρότερη αντιστοίχιση. Μείωσέ το αν θέλεις ευρύτερη ανάκτηση. Η προεπιλογή είναι συχνά γύρω στο 30%.
   • Σειρά προτεραιότητας: Αναδιάταξε τις συλλογές ώστε οι πιο σημαντικές πηγές να ελέγχονται πρώτες.
   • Αρχεία συνομιλιών: Σε πραγματικό μήνυμα, άνοιξε Logs της συνομιλίας για να δεις τι έφτασε στο μοντέλο, βαθμολογίες ανά συλλογή, μέθοδο ανάκτησης (semantic / keyword) και τη στήλη Rout. match (φράσεις δρομολόγησης και λέξεις-κλειδιά πρόθεσης μέσα στο κείμενο τμημάτων).

   Λογική Πρόθεσης (Πώς Αποφασίζει το Routing)

   Πριν από την ανάκτηση γνώσης, το σύστημα εκτελεί μια ελαφριά ταξινόμηση πρόθεσης για κάθε μήνυμα χρήστη. Το αποτέλεσμα είναι μία από τέσσερις ετικέτες:

   • human: Ο χρήστης ζητά να μιλήσει με άνθρωπο/εκπρόσωπο/υποστήριξη.
   • order: Ο χρήστης ρωτά για τιμολόγια, παραγγελίες, υπόλοιπο ή άλλα προσωπικά οικονομικά στοιχεία λογαριασμού/παραγγελίας.
   • eshop: Ο χρήστης ρωτά για προϊόν.
   • none: Οποιοδήποτε άλλο γενικό ερώτημα.

   Ο ταξινομητής χρησιμοποιεί αυστηρή προτεραιότητα human > order > eshop > none αν μπορούν να ισχύουν πολλαπλές ετικέτες.

   • Αν intention = human: η αναζήτηση γνώσης παρακάμπτεται και ενεργοποιείται η ροή κλιμάκωσης υποστήριξης (σύμφωνα με τις ρυθμίσεις κλιμάκωσης στο Widget).
   • Αν intention = order ή eshop: το routing δίνει πρώτη προτεραιότητα στις συλλογές με αντίστοιχη πρόθεση. Αν υπάρχουν τέτοιες συλλογές, αναζητούνται πρώτες.
   • Αν intention = none: εφαρμόζεται η κανονική δρομολόγηση (λέξεις-κλειδιά, δρομολόγηση domain, προτεραιότητα συλλογών, ισορροπία σημασιολογικής/λέξεων-κλειδιών και όρια συνάφειας).
   • Για επόμενες στροφές συνομιλίας: η προηγούμενη απάντηση του βοηθού αποθηκεύει εσωτερικές ετικέτες routing, ώστε το πλαίσιο order/eshop να συνεχίζεται φυσικά στο επόμενο μήνυμα.

6. Προσαρμογή Εμπειρίας Επισκέπτη

   • Εμφάνιση: Όρισε θέση widget, προεπιλογή θέματος, ταχύτητα animation πληκτρολόγησης, στρογγυλεμένες γωνίες, χρώματα, λογότυπο κεφαλίδας και εικονίδιο κουμπιού.
   • Πολυγλωσσικά κείμενα: Ρύθμισε τίτλο, placeholder πεδίου εισαγωγής, κείμενο κουμπιού αποστολής, αρχικούς χαιρετισμούς, λεπτομέρειες «σκέψης», επιβεβαίωση επανεκκίνησης, κείμενο κουμπιού νέας συνομιλίας και μήνυμα εκκαθάρισης συνομιλίας για κάθε υποστηριζόμενη γλώσσα.
   • Συμπεριφορά αρχικού χαιρετισμού: Μπορείς να προσθέσεις πολλαπλούς χαιρετισμούς για μία γλώσσα. Το widget επιλέγει έναν τυχαία, ώστε η αρχική εμπειρία να μην φαίνεται επαναλαμβανόμενη.
   • Συμπεριφορά χωρίς απάντηση: Προσάρμοσε τι βλέπουν οι χρήστες όταν το bot δεν μπορεί να βρει σχετική γνώση.
   • Κλιμάκωση υποστήριξης: Επίλεξε αν το bot θα ζητά στοιχεία επικοινωνίας και θα στέλνει email στη διεύθυνση υποστήριξής σου ή αν απλώς θα εμφανίζει εναλλακτικό μήνυμα επικοινωνίας.
   • Email υποστήριξης: Όρισε τη διεύθυνση προορισμού για escalation και transcript emails, και επίλεξε τη γλώσσα email (μόνο θέμα και κείμενο περιτυλίγματος — το περιεχόμενο συνομιλίας μέσα στα emails δεν μεταφράζεται).
   • Email μεταγραφής συνομιλίας: Προαιρετικά στείλε την πλήρη μεταγραφή στο Support Email αφού η συνομιλία μείνει αδρανής για καθορισμένα λεπτά. Μπορεί να σταλεί ακόμα κι αν ο επισκέπτης κλείσει την καρτέλα (εργασία παρασκηνίου).
   • Κείμενα συμμόρφωσης: Πρόσθεσε αποποίηση ευθύνης και προαιρετικό σύνδεσμο πολιτικής απορρήτου για το widget που βλέπει ο επισκέπτης.
   • Στοιχεία επιχειρηματικού προφίλ: Μπορείς να επιτρέψεις στον βοηθό να κοινοποιεί εταιρικά στοιχεία επικοινωνίας ή αναγνωριστικά εταιρείας όταν ο επισκέπτης ρωτά, διατηρώντας παράλληλα μπλοκαρισμένα τα δεδομένα που αφορούν συγκεκριμένους πελάτες.
   • Συμπεριφορά γλώσσας: Το widget μπορεί να ανιχνεύει αυτόματα τη γλώσσα του browser του επισκέπτη ή να οριστεί υποχρεωτικά σε συγκεκριμένη γλώσσα στις ρυθμίσεις embed.

7. Δημοσίευση του Widget

   • Δημιουργία widget API key: Στην καρτέλα Widget δημιούργησε το API key και αποθήκευσέ το πριν αντιγράψεις τον κώδικα ενσωμάτωσης.
   • Κώδικας ενσωμάτωσης: Αντίγραψε το παραγόμενο script tag και τοποθέτησέ το πριν από το κλείσιμο του </body> στον ιστότοπό σου.
   • Πρόσβαση ομαδικού chat: Στην καρτέλα Users δημιούργησε ονόματα χρήστη και κωδικούς για υπαλλήλους και μοίρασε τον σύνδεσμο σύνδεσης ομάδας. Ο υπάλληλος συνδέεται και ανοίγει το εσωτερικό chatbot πλήρους σελίδας. Μπορείς αργότερα να ενεργοποιείς/απενεργοποιείς λογαριασμούς, να επαναφέρεις κωδικούς και να διαγράφεις υπαλλήλους. Οι υπάλληλοι δεν έχουν πρόσβαση στον πίνακα διαχείρισης. Η ενσωμάτωση στον ιστότοπο συνεχίζει να χρησιμοποιεί το widget API key — όχι τις συνδέσεις υπαλλήλων.
   • Εμφάνιση στο embed: Χρησιμοποίησε την επιλογή Include Appearance Settings in Widget αν θέλεις το script ενσωμάτωσης να μεταφέρει τα αποθηκευμένα χρώματα και τις οπτικές ρυθμίσεις σου.
   • Γλώσσα στο embed: Μπορείς να επιβάλεις συγκεκριμένη γλώσσα στις ρυθμίσεις embed ή να το αφήσεις σε αυτόματη ανίχνευση.
   • Αυτόματο πλαίσιο σελίδας: Ο loader στέλνει το URL της τρέχουσας σελίδας στο σύστημα συνομιλίας. Αυτό βοηθά στη δρομολόγηση και στους ελέγχους επιτρεπόμενου domain.
   • Προτεινόμενος έλεγχος δημοσίευσης: Μετά την ενσωμάτωση, άνοιξε πραγματική σελίδα του ιστότοπού σου, επιβεβαίωσε ότι φορτώνει το widget, ότι εμφανίζεται η σωστή γλώσσα και κάνε 3 έως 5 ρεαλιστικές ερωτήσεις πελατών.

8. Παρακολούθηση, Συντήρηση και Βελτίωση

   • Logs: Χρησιμοποίησε φίλτρα ημερομηνιών και γρήγορα εύρη για να ελέγξεις το ιστορικό συνομιλιών και έπειτα εξάγε αποτελέσματα σε CSV όταν χρειάζεσαι offline ανάλυση. Στην προβολή συνομιλίας μπορείς να δεις όταν ένας επισκέπτης πάτησε σύνδεσμο σε απάντηση, και πώς ανακτήθηκε κάθε hit (semantic ή keyword). Αν έχεις ενεργό το email μεταγραφής, το μήνυμα μπορεί να περιλαμβάνει αυτά τα κλικ και τις εικόνες της συνομιλίας.
   • Profile: Διατήρησε ενημερωμένα email, εταιρεία, τηλέφωνο, ΑΦΜ και διεύθυνση και άλλαξε κωδικό από την καρτέλα Profile όταν χρειάζεται.
   • Χρήση: Έλεγξε τη μηνιαία πρόοδο χρήσης στο Profile ώστε να βλέπεις πόσο κοντά είσαι στο όριο απαντήσεων.
   • Ροή ευρετηρίασης: Κάνε επανευρετηρίαση μετά από μεγάλες αλλαγές περιεχομένου. Αν είναι ενεργή η αυτόματη ευρετηρίαση, ο προγραμματισμένος συγχρονισμός μπορεί να κρατά τις δυναμικές πηγές ενημερωμένες.
   • Βέλτιστη πρακτική για συλλογές: Διαχώρισε τις συλλογές ανά επιχειρηματικό σκοπό, όπως products, support, billing ή orders, αντί να τα αναμειγνύεις όλα.
   • Βέλτιστη πρακτική για κείμενο πηγής: Κράτα το περιεχόμενο καθαρό, απλό και άμεσο. Συμπερίλαβε τα ακριβή URL που θέλεις να μοιράζεται ο βοηθός. Αφαίρεσε περιττό markup και απόφυγε να κρύβεις βασικά στοιχεία μέσα σε πολύ μεγάλες παραγράφους.
   • Βέλτιστη πρακτική για routing: Ξεκίνα με μικρό αριθμό καθαρά ονομασμένων συλλογών, δοκίμασε με πραγματικές ερωτήσεις πελατών και επέκτεινε κανόνες δρομολόγησης και ισορροπία σημασιολογικής/λέξεων-κλειδιών μόνο όταν χρειάζεται.
   • Βέλτιστη πρακτική για εμπιστοσύνη επισκεπτών: Γράψε φιλικά fallback μηνύματα, πρόσθεσε καθαρή διαδρομή κλιμάκωσης υποστήριξης και διατήρησε ενημερωμένα την αποποίηση ευθύνης και τον σύνδεσμο πολιτικής απορρήτου.