Οδηγός SBZ Staff για λογιστές

Το SBZ Staff βοηθάει τις εταιρείες να καταγράφουν παρουσίες και άδειες.
Αυτός ο οδηγός είναι για να βοηθήσει τους λογιστές για το πως θα βλέπουν και θα κάνουν λήψη στατιστικών και αναφορών. Δεν υπάρχει η δυνατότητα διαχείρισης προσωπικού και έγκρισης αδειών.

1. Για ποιον είναι

   Αυτός ο οδηγός αφορά:

   • τους Λογιστές — μόνο στατιστικά, αναφορές και εξαγωγή αρχείων,
   • και σύντομα τον ρόλο Διαχειριστής λογιστηρίου — έχει περισσότερα δικαιώματα από τον λογιστή (προσωπικό χωρίς διαγραφή, παρουσία, άδειες), αλλά όχι πλήρη δικαιώματα διαχειριστή.
     
     

   Αν είσαι διαχειριστής εταιρείας, δες τον οδηγό για εταιρείες.

2. Πριν ξεκινήσεις

   • Χρειάζεσαι ενεργό λογαριασμό με ρόλο Λογιστής (ή Διαχειριστής λογιστηρίου).
   • Ο διαχειριστής της εταιρείας δημιουργεί τον λογαριασμό σου και σου δίνει email και κωδικό.
   • Άνοιξε το SBZ Staff από τον σύνδεσμο που σου έδωσαν.
   • Αν ξέχασες τον κωδικό, πάτα «Ξέχασα τον κωδικό μου (Admin)» στη σύνδεση. Βάλε το ΑΦΜ εταιρείας και το πλήρες όνομά σου ακριβώς όπως στο προφίλ. Στέλνεται προσωρινός κωδικός στο email σου.

3. Τι βλέπεις μετά τη σύνδεση

   Μετά τη σύνδεση ανοίγει ο Πίνακας Ελέγχου Λογιστή. Εκεί βρίσκεις:

   • όνομα εταιρείας και ΑΦΜ,
   • φίλτρο Από Ημερομηνία / Έως Ημερομηνία,
   • κουμπιά Φιλτράρισμα Εγγραφών και Εξαγωγή CSV,
   • στατιστικά ημέρας και μήνα,
   • πίνακες παρουσιών και ανάλυσης αδειών,
   • μηνιαία αναφορά παρουσίας για το τρέχον έτος.
     
     

   Μπορείς επίσης να αλλάξεις γλώσσα (Ελληνικά / English) και θέμα εμφάνισης από την πάνω μπάρα.

4. Πρώτα βήματα

   1. Συνδέσου με email και κωδικό.
   2. Έλεγξε ότι εμφανίζεται σωστά η εταιρεία σου στην πάνω ειδοποίηση.
   3. Όρισε εύρος ημερομηνιών (προεπιλογή: τελευταίες 30 ημέρες) και πάτα Φιλτράρισμα Εγγραφών.
   4. Δες τα κάρτες στατιστικών: Σύνολο Εργαζομένων, Παρόντες Σήμερα, Εγκεκριμένες Άδειες (αυτό το μήνα), Εκκρεμείς Άδειες.
   5. Για αρχείο Excel/λογιστικής, πάτα Εξαγωγή CSV για το ίδιο εύρος ημερομηνιών.

5. Καθημερινή χρήση

   Πίνακας ελέγχου

   • Αρχεία Παρουσίας — ποιος μπήκε (Αρχή Εργασίας), διάρκεια check-in ή αν η συνεδρία είναι ακόμα ενεργή.
   • Ανάλυση Αδειών (τρέχον έτος) — σύνολο, εγκεκριμένες και εκκρεμείς ανά τύπο (π.χ. ετήσια άδεια, αρρώστια, ανάπαυση χωρίς αποδοχές).
   • Μηνιαία Αναφορά Παρουσίας — εργαζόμενοι, σύνολο εισόδων και μέσος όρος ωρών ανά μήνα του τρέχοντος έτους.

   Αναφορές λογιστή

   Στις αναφορές λογιστή μπορείς να φιλτράρεις με ημερομηνίες και να δεις:

   • ημέρες εργασίας, εργαζόμενους που έκαναν check-in και μέσο όρο ωρών,
   • ανά εργαζόμενο: ημέρες εργασίας, μέσος όρος ωρών/ημέρα, πρώτη και τελευταία ημέρα,
   • ανά εργαζόμενο: εγκεκριμένες άδειες και συνολικές ημέρες άδειας στο εύρος που διάλεξες (ετήσια, αρρώστια, άνευ αποδοχών).

   Email συνοπτικών (digest)

   Αν ο διαχειριστής το έχει ενεργοποιήσει στις ρυθμίσεις αδειών, λαμβάνεις email:

   • καθημερινά, στην ώρα που όρισε η εταιρεία, με τελικές αποφάσεις αρρώστιας (εγκρίσεις, ακυρώσεις, τροποποιήσεις),
   • σε επιλεγμένες ημέρες του μήνα, με λίστα όλων των εγκεκριμένων αδειών (ετήσια, αρρώστια, άνευ αποδοχών) για τον τρέχοντα και τον επόμενο μήνα.
     
     

   Δεν εγκρίνεις άδειες από αυτά τα email — ενημερώνεσαι μόνο. Για λεπτομέρειες, συνδέσου και άνοιξε τις αναφορές.

   Σταθμός QR

   Με ρόλο Λογιστής μπορείς να ανοίξεις τον σταθμό QR της εταιρείας (αν σου έχουν δώσει τον σύνδεσμο/πρόσβαση), ώστε οι εργαζόμενοι να χτυπούν είσοδο, διάλειμμα και έξοδο. Δεν ρυθμίζεις εσύ τον σταθμό — αυτό το κάνει ο διαχειριστής στις Ρυθμίσεις.

6. Τι δεν μπορείς να κάνεις ως λογιστής

   • να δημιουργείς ή να διαγράφεις εργαζόμενους,
   • να εγκρίνεις ή να απορρίπτεις άδειες,
   • να αλλάζεις ρυθμίσεις εταιρείας, ΕΡΓΑΝΗ ή σταθμό QR,
   • να μηδενίζεις παρουσίες ή να συνδέεσαι ως άλλος χρήστης.
     
     

   Αν χρειάζεσαι κάτι από αυτά, ζήτα το από τον διαχειριστή της εταιρείας.

7. Διαχειριστής λογιστηρίου (σύντομα)

   Ο ρόλος Διαχειριστής λογιστηρίου βλέπει επίσης τον πίνακα λογιστή και μπορεί επιπλέον να:

   • διαχειρίζεται προσωπικό (χωρίς διαγραφή λογαριασμών),
   • βλέπει παρουσίες και άδειες,
   • ανοίγει τις αναφορές της εταιρείας.
     
     

   Οι πλήρεις ρυθμίσεις εταιρείας και η διαγραφή προσωπικού μένουν στον διαχειριστή. Περισσότερα στον οδηγό για εταιρείες.

8. Συμβουλές

   • Πριν την εξαγωγή CSV, όρισε πάντα το σωστό εύρος ημερομηνιών.
   • Το CSV ανοίγει καλά στο Excel (έχει κωδικοποίηση UTF-8).
   • Αν δεν λαμβάνεις digest email, ρώτα τον διαχειριστή αν είναι ενεργό και αν το email σου είναι σωστό και ενεργό.
   • Οι αριθμοί «σήμερα» και «αυτό το μήνα» στον πίνακα ελέγχου αλλάζουν κάθε μέρα — για ιστορικό, χρησιμοποίησε το φίλτρο ημερομηνιών ή τις αναφορές.