Για να εξάγεις δεδομένα σε πρόγραμμα γενικής λογιστικής τρίτου κατασκευαστή, πρέπει πρώτα να οριστούν οι λογαριασμοί λογιστικής στα βασικά αρχεία και μετά οι επιλογές εξαγωγής στην καρτέλα Συνδεσιμότητα.
Ποιος το χρησιμοποιεί: λογιστής ή χρήστης που ετοιμάζει αρχεία για εισαγωγή σε εξωτερικό λογιστικό πρόγραμμα.
Πριν ξεκινήσεις
Βάλε υποχρεωτικά τους αντίστοιχους λογαριασμούς λογιστικής στα παρακάτω σημεία:
- Σχέσεις — καθορίζεις αν η σχέση είναι πελάτης ή προμηθευτής βάσει λογαριασμού λογιστικής.
- ΦΠΑ — στην Απλή λογιστική χρησιμοποιούνται τα 2 τελευταία ψηφία του λογαριασμού ΦΠΑ και «κολλάνε» στο τέλος του λογαριασμού του παραστατικού. Αν θέλεις να χρησιμοποιηθεί ολόκληρος ο λογαριασμός ΦΠΑ, βάλε αστεράκι (
*) πριν ή μετά τον λογαριασμό.
- Υποκατηγορίες (προαιρετικό) — λογαριασμοί σε σχέση με υποκατηγορίες.
- Παραστατικά — ανά παραστατικό ορίζεις κωδικό και λογαριασμό λογιστικής.
- Τρόποι πληρωμής — λογαριασμοί σε σχέση με τον τρόπο πληρωμής.
- Ταμεία — όρισε τα ταμεία που εκδίδουν παραστατικά (Έκδοση = Ναι).
Πού βρίσκεις την οθόνη
Άνοιξε Έσοδα / Έξοδα / Αναφορές και πάτησε την καρτέλα Συνδεσιμότητα.
Χάρτης οθόνης (Συνδεσιμότητα)
- Φάκελος αποθήκευσης — κατάλογος όπου θα αποθηκευτούν τα αρχεία πελατών/προμηθευτών και κινήσεων. Με το κουμπί αναζήτησης επιλέγεις φάκελο.
- Μήνας όπου ημερομηνία — αν το ενεργοποιήσεις, στα 2 τελευταία ψηφία του λογαριασμού λογιστικής μπαίνει ο μήνας.
- Είσπραξη σε εξοφλημένα — δημιουργεί αυτόματα γραμμές εξόφλησης στην εξαγωγή.
- Συντελεστές ΦΠΑ σε λογιστική — αντιστοιχίζει συντελεστές ΦΠΑ ώστε να ταιριάζουν με το λογιστικό πρόγραμμα. Παράδειγμα:
13|15,24|53(πολλοί συντελεστές χωρίζονται με κόμμα). - Εξαίρεση σχέσεων — κωδικοί σχέσεων που δεν θα συμπεριληφθούν στην εξαγωγή (χωρισμένοι με κόμμα).
- Επιλεγμένα παραστατικά — πάτησε το πεδίο για να επιλέξεις ποια παραστατικά θα εξαχθούν. Αν μείνει κενό, ισχύουν όλα (βάσει περιόδου/φίλτρων).
- Κενό ΑΦΜ — τιμή αντικατάστασης όταν ο πελάτης/προμηθευτής δεν έχει ΑΦΜ. Τέτοιες περιπτώσεις εμφανίζονται και στη λίστα Ασυμφωνίες.
- Διαχωριστικό — χαρακτήρας διαχωρισμού πεδίων στο CSV (προεπιλογή
;). - Εξόφληση / Μη εξόφληση — κωδικοί κίνησης για εξοφλημένα και μη εξοφλημένα παραστατικά (προεπιλογή
001/002). Δεν πρέπει να είναι ίδιοι. - ΦΠΑ 2ου λογαριασμού — με βάση αυτό το ΦΠΑ ορίζεται ο 2ος κωδικός παραστατικού και ο 2ος λογαριασμός λογιστικής από το παραστατικό. Πολλά ΦΠΑ χωρίζονται με κόμμα· δεκαδικό διαχωριστικό είναι η τελεία.
- Κωδικός μετρητών — κωδικός γραμμής τρόπου πληρωμής μετρητών. Αν μείνει κενό, ως μετρητά θεωρούνται οι τρόποι πληρωμής με εξόφληση «Ναι». Πολλοί κωδικοί χωρίζονται με κόμμα.
- Φθίνουσα αρίθμηση — αφορά την αρίθμηση γραμμών στην Αναλυτική λογιστική.
- Πρόσημο βάσει παραστατικού — τα ποσά εξαγωγής ακολουθούν το πρόσημο του παραστατικού (π.χ. πιστωτικά/επιστροφές ως αρνητικά).
- Λογιστική — Αναλυτική ή Απλή.
- Μορφή εξόδου — στην οθόνη, σε Excel 97/2000/XP, σε CSV ή σε Open Document Spreadsheet (ODS).
- Εξαγωγή πελατών/προμηθευτών/κινήσεων — ξεκινά την εξαγωγή.
- Ασυμφωνίες — λίστα με προειδοποιήσεις κατά την εξαγωγή (π.χ. κενό ΑΦΜ που αντικαταστάθηκε).
Πρώτα βήματα
- Συμπλήρωσε λογαριασμούς σε Σχέσεις, ΦΠΑ, Παραστατικά, Τρόπους πληρωμής και Ταμεία.
- Άνοιξε Συνδεσιμότητα και όρισε έγκυρο φάκελο αποθήκευσης.
- Επίλεξε Αναλυτική ή Απλή και τη μορφή αρχείου (συνήθως CSV ή Excel).
- Ρύθμισε τα προαιρετικά πεδία (ΦΠΑ, εξαιρέσεις, επιλεγμένα παραστατικά κ.λπ.) όπως ζητά το λογιστικό σου πρόγραμμα.
- Πάτησε Εξαγωγή πελατών/προμηθευτών/κινήσεων.
Χρήσιμες συμβουλές
- Οι ρυθμίσεις της καρτέλας αποθηκεύονται και επαναφέρονται στην επόμενη χρήση.
- Αν υπάρχουν πελάτες/προμηθευτές χωρίς σχέση, εμφανίζεται προειδοποίηση ότι δεν θα συμπεριληφθούν.
- Χωρίς έγκυρο φάκελο αποθήκευσης η εξαγωγή δεν προχωρά (ακόμη και αν η μορφή είναι «στην οθόνη»).
Σχετικά
Για τα πεδία των αρχείων εξαγωγής, δες το άρθρο Εξαγωγή αρχείων για πρόγραμμα Γενικής Λογιστικής.