Στο EMDI μπορείς να καταχωρήσεις ραντεβού και υπενθυμίσεις από το παράθυρο Ραντεβού/Υπενθυμίσεις. Χρησιμοποιείται για ημερολόγιο επαφών, ειδοποιήσεις στην οθόνη, email/SMS και — όταν το ραντεβού συνδέεται με παραστατικό — για αυτόματη επανέκδοση παραστατικών.
Άνοιξε το Ραντεβού/Υπενθυμίσεις (από το κεντρικό μενού EMDI, αν υπάρχει το σχετικό πρόγραμμα). Έχεις δύο βασικές καρτέλες: Λίστα και Αναλυτικά. Στην αναλυτική προβολή υπάρχουν υποκαρτέλες Εβδομάδα και Μήνας, και μπορείς να επιλέξεις προβολή Εβδομάδα, Όλοι οι χρήστες ή Ημέρες με χρήστες.
Για νέο ραντεβού πάτησε Προσθήκη, ή κάνε διπλό κλικ σε κενό χρονικό διάστημα στο ημερολόγιο εβδομάδας / σε ημέρα στο μηνιαίο ημερολόγιο. Ανοίγει το παράθυρο Νέο ραντεβού/υπενθύμιση. Για διόρθωση υπάρχοντος, κάνε διπλό κλικ πάνω στο ραντεβού — ανοίγει ως Διόρθωση επιλεγμένου ραντεβού/υπενθύμισης.
Αν εμφανιστεί η ερώτηση «Να δημιουργηθεί νέο παραστατικό;», με Ναι ανοίγουν οι πωλήσεις για έκδοση συνδεδεμένου παραστατικού· με Όχι συνεχίζεις στον διάλογο ραντεβού.
Στο παράθυρο συμπλήρωσε τουλάχιστον τα εξής:
- Ημερομηνία έναρξης και έως (ώρα λήξης — προεπιλογή από τις ρυθμίσεις, συνήθως 30 λεπτά). Με το Όλη μέρα το διάστημα γίνεται ημερήσιο.
- Σημειώσεις για το περιεχόμενο του ραντεβού.
- Πελάτης/Προμηθευτής/Επαφή: πληκτρολόγησε και πάτησε Enter για αναζήτηση (προαιρετικό). Μπορείς να ανοίξεις το πελατολόγιο από το σχετικό κουμπί και να προσθέσεις έως 10 επιπλέον επαφές.
- Επανάληψη: π.χ. ποτέ, κάθε μέρα, κάθε εβδομάδα, κάθε μήνα, κάθε έτος, ή προσαρμοσμένη. Η επανάληψη εμφανίζει το ραντεβού πολλές φορές στο ημερολόγιο· είναι διαφορετική από την ειδοποίηση.
- Να γίνει υπενθύμιση / Ορισμός υπενθύμισης: όρισε πότε θα ειδοποιηθείς πριν την έναρξη (λεπτά, ώρες, ημέρες, μήνες ή χρόνια). Με X ακυρώνεις την ειδοποίηση. Η ώρα υπενθύμισης δεν μπορεί να είναι μετά την ώρα έναρξης.
- Αν υπάρχουν πολλοί χρήστες: από το χρήστη και για το χρήστη.
- Κατηγορία (τύπος ραντεβού), αν χρησιμοποιείς κατηγορίες.
Αποθήκευσε με Αποθήκευση και έξοδος. Από το ίδιο παράθυρο μπορείς επίσης να εκτυπώσεις το ραντεβού, να στείλεις χειροκίνητα email/SMS, να ανοίξεις ή να δημιουργήσεις Νέο Παραστ., ή να ανοίξεις το Σχετικό παραστατ. αν υπάρχει σύνδεση.
Υπενθύμιση μπορεί να δημιουργηθεί και από τις πωλήσεις, με το πεδίο Υπενθύμιση (γραμμή Επανάληψη έκδοσης) — δες Αυτόματη έκδοση παραστατικών.
Όταν φτάσει η ώρα υπενθύμισης και το παράθυρο Ραντεβού/Υπενθυμίσεις είναι ανοιχτό, η EMDI μπορεί να εμφανίσει ειδοποίηση στην οθόνη και — αν έχουν ρυθμιστεί — να στείλει αυτόματα email ή SMS. Για τα κείμενα αποστολής δες Αλλαγή κειμένων αποστολής email, sms ραντεβού/υπενθυμίσεων. Για ρυθμίσεις SMS: routee.net ή liveall.eu.