Ο συγχρονισμός βάσεων δεδομένων της EMDI χρειάζεται όταν δουλεύεις με περισσότερες από μία βάσεις (π.χ. κατάστημα και κεντρικό, ή τοπική και απομακρυσμένη).
Μεταφέρει δεδομένα προς μία κατεύθυνση: από την τρέχουσα εταιρία/βάση προς την απομακρυσμένη (κουμπί - > στο παράθυρο συγχρονισμού).
- Πελάτες/προμηθευτές
- Αποθήκη/υπηρεσίες (είδη)
- Αγορές/πωλήσεις (παραστατικά και γραμμές)
- Τιμοκατάλογοι
Μπορείς να συγχρονίσεις πολλές βάσεις στη σειρά. Όρισε τις κατευθύνσεις αφού επιλέξεις την αντίστοιχη βάση στις Χρήσεις/Εταιρίες και πατήσεις αποθήκευση στον συγχρονισμό.
Συγχρονισμός προς μία κατεύθυνση
Για τις πωλήσεις, στο πεδίο Κωδικός γραμμής ταμείου βάλε τον κωδικό γραμμής του ταμείου ή περισσότερα με κόμμα. Συγχρονίζονται μόνο παραστατικά αυτών των ταμείων.
Οι κωδικοί γραμμής των ταμείων και των ειδών παραστατικών πρέπει να είναι οι ίδιοι στην τρέχουσα και στην απομακρυσμένη βάση.
Αν ενεργοποιήσεις τα παραστατικά, μπορείς να τσεκάρεις και Σε παραστατικά στους πελάτες ή στα είδη, ώστε να έρχονται και όσοι πελάτες/είδη εμφανίζονται στα παραστατικά που συγχρονίζονται.
Με τα είδη μπορούν να συγχρονιστούν (αν τα έχεις επιλέξει) κατηγορίες, υποκατηγορίες, μονάδες μέτρησης, ΦΠΑ, καθώς και συνδυασμένα είδη και barcodes.
Με τους πελάτες έρχονται και σχέσεις, ΔΟΥ, επαγγέλματα, πόλεις και οχήματα.
Ο συγχρονισμός βασίζεται κυρίως στην ημερομηνία τροποποίησης (και στα παραστατικά και στην ημερομηνία του παραστατικού). Μπορείς να ορίσεις από πότε θα ξεκινήσει με το κουμπί ορισμού ώρας συγχρονισμού.
Αν οι ώρες των δύο βάσεων διαφέρουν πάνω από 10 δευτερόλεπτα, ο συγχρονισμός σταματάει. Φρόντισε τα ρολόγια των υπολογιστών/διακομιστών να είναι σωστά.
Με την επιλογή Βάσει κωδικού, πελάτες και είδη αντιστοιχίζονται με τον κωδικό τους (όχι με τον εσωτερικό Aa). Χρήσιμο όταν οι δύο βάσεις έχουν διαφορετικούς Aa για το ίδιο είδος/πελάτη.
Πώς αναγνωρίζεται το παραστατικό στον προορισμό
Όταν συγχρονίζονται αγορές/πωλήσεις, η EMDI ψάχνει πρώτα αν το παραστατικό υπάρχει ήδη στην βάση προορισμού.
Αν το βρει, το ενημερώνει εκτός αν έχεις τσεκάρει Συγχρονισμός μόνο νέων παραστατικών. Σε αυτήτη περίπτωση παραλείπει όσα είναι ήδη ολοκληρωμένα στον προορισμό, αλλιώς το καταχωρεί ως νέο.
Η αναγνώριση γίνεται με τα εξής κριτήρια:
- Σειρά: αν η σειρά είναι κενή, ταιριάζει με κενή ή null σειρά στον προορισμό. Αλλιώς πρέπει να είναι ίδια.
- Αριθμός παραστατικού: πρέπει να είναι ίδιος.
- Είδος παραστατικού: πρέπει να είναι ίδιο ή στον προορισμό να είναι κενό (ημιτελής προηγούμενος συγχρονισμός που θα συμπληρωθεί).
- Ημερομηνία/ώρα: πρέπει να είναι ίδια και σε δευτερόλεπτα.
- Αν υπάρχει myDATA MARK στο παραστατικό πηγής, πρέπει να ταιριάζει και το MARK στον προορισμό.
- Αν δεν υπάρχει MARK, πρέπει να ταιριάζει και το σύνολο του παραστατικού.
Έτσι αποφεύγονται διπλές καταχωρήσεις όταν το ίδιο παραστατικό ξανασυγχρονίζεται.
Αν αλλάξεις ημερομηνία/ώρα, σειρά, αριθμό ή σύνολο (και δεν υπάρχει MARK), θα θεωρηθεί νέο και θα καταχωρηθεί δεύτερη φορά.
Κατά τον συγχρονισμό, το είδος παραστατικού στον προορισμό καθαρίζεται προσωρινά μέχρι να αντιγραφούν οι γραμμές και μετά οριστικοποιείται. Αν ο συγχρονισμός διακοπεί στη μέση, μένει «ημιτελής» η εγγραφή, αλλά στον επόμενο συγχρονισμό η EMDI την βρίσκει και την ολοκληρώνει, ακόμα και με ενεργό το Συγχρονισμός μόνο νέων παραστατικών.
Ορισμός βάσεων για συγχρονισμό
Όσες βάσεις υπάρχουν στη λίστα «Χρήσεις/Εταιρίες» μπορούν να συμμετέχουν στο συγχρονισμό.
Στην στήλη «Απομακρυσμένη βάση» γράψε τον Τίτλο της βάσης με την οποία θέλεις να συγχρονίσεις.
Αν ορίσεις «Απομακρυσμένη βάση» σε πολλές βάσεις, ο συγχρονισμός γίνεται με σειρά από πάνω προς τα κάτω σε όλες.
Συγχρονισμός διαθεσιμοτήτων
Αν θέλεις να υπολογιστούν οι διαθεσιμότητες στην βάση προορισμού από τα παραστατικά της, τσέκαρε Διαθεσιμότητες.
Αν συγχρονίζεις και πωλήσεις, οι διαθεσιμότητες επαναϋπολογίζονται στον προορισμό μετά τον συγχρονισμό.
Αν δεν συγχρονίζεις πωλήσεις και θέλεις μόνο ενημέρωση διαθεσιμότητας (ή αντιγραφή σε προσαρμοσμένο πεδίο), χρησιμοποίησε τις σχετικές επιλογές αποθήκης χωρίς συγχρονισμό παραστατικών.
Υπόλοιπα πελατών
Υπάρχουν δύο τρόποι:
- Αντιγραφή υπολοίπων: αντιγράφει τα υπόλοιπα όπως είναι από την τρέχουσα βάση στην απομακρυσμένη. Η βάση με τα σωστά υπόλοιπα πρέπει να είναι στα αριστερά (τρέχουσα).
- Υπολογισμός υπολοίπων: υπολογίζει ξανά τα υπόλοιπα στην βάση προορισμού από τα παραστατικά της μετά τον συγχρονισμό.
Οι δύο επιλογές δεν χρησιμοποιούνται μαζί.
Καλό είναι να απενεργοποιήσεις τον υπολογισμό υπολοίπων στην απομακρυσμένη βάση όπου αντιγράφονται τα υπόλοιπα, ώστε να μην τα αλλάζει κάθε φορά που καταχωρείς παραστατικό εκεί. Στην κεντρική βάση με τα πραγματικά υπόλοιπα, άφησέ τον ενεργό.
Το ίδιο ισχύει και στις ρυθμίσεις Αγορές/Πωλήσεις για τον επαναϋπολογισμό υπολοίπων.
